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Uma empresa descobre que algo pode estar errado. Um funcionário pode estar cometendo fraude. Um gestor pode estar desviando recursos. Um executivo pode estar violando políticas. A empresa precisa investigar.
Mas aqui está o problema: como investigar sem violar direitos dos funcionários? Como coletar evidências sem prejudicar sua defesa em processos posteriores? Como conduzir uma investigação que seja ao mesmo tempo eficaz e legal?
A resposta é que você precisa ser muito cuidadoso. Porque uma investigação interna mal conduzida pode resultar em violação de direitos, em processos trabalhistas, em invalidação de evidências, em prejuízo à sua defesa em investigações criminais posteriores.
Comecemos com o básico: direitos dos funcionários durante investigações internas.
Primeiro, o direito à privacidade. Os funcionários têm direito à privacidade. Isso significa que você não pode simplesmente revistar o computador de um funcionário, ou seu telefone, ou sua mesa, sem motivo. Você não pode monitorar suas comunicações sem consentimento ou justificativa legal. Você não pode coletar informações pessoais sem razão.
Segundo, o direito a não ser discriminado. Você não pode conduzir uma investigação de forma discriminatória. Você não pode investigar um funcionário porque ele é de uma certa raça, gênero, religião, ou orientação sexual. Você não pode investigar de forma desigual, investigando alguns funcionários e não outros por condutas similares.
Terceiro, o direito a ser informado. Os funcionários têm direito a saber que estão sendo investigados. Eles têm direito a saber por quê. Eles têm direito a saber quem está investigando. Eles têm direito a saber quais são as acusações específicas contra eles. Você não pode conduzir uma investigação secreta e depois confrontar o funcionário com as descobertas sem aviso prévio.
Quarto, o direito a se defender. Os funcionários têm direito a se defender das acusações. Eles têm direito a apresentar sua versão dos fatos. Eles têm direito a questionar as evidências. Eles têm direito a ter representação legal durante a investigação.
Quinto, o direito a não ser prejudicado. Você não pode punir um funcionário por participar de uma investigação. Você não pode retaliá-lo por se recusar a cooperar com uma investigação (embora você possa discipliná-lo por insubordinação). Você não pode prejudicar suas condições de trabalho porque ele está sendo investigado.
Agora, como conduzir uma investigação respeitando esses direitos?
Primeiro, consulte com um advogado antes de começar. Não comece uma investigação sem consultar com um advogado. Um advogado pode ajudar você a entender os riscos legais, pode ajudar você a planejar a investigação de forma que minimize os riscos, pode ajudar você a garantir que você está respeitando os direitos dos funcionários.
Segundo, tenha uma política clara sobre investigações. Antes de investigar, tenha uma política estabelecida sobre como as investigações serão conduzidas. A política deve descrever quando as investigações podem ser conduzidas, como elas serão conduzidas, quem será envolvido, quais são os direitos dos funcionários durante a investigação. Essa política deve ser comunicada a todos os funcionários.
Terceiro, tenha motivo legítimo para investigar. Você não pode investigar sem motivo. Você precisa ter evidência de que algo pode estar errado. Você precisa ter razão para acreditar que um funcionário pode estar violando políticas ou lei. Você não pode investigar apenas por suspeita vaga.
Quarto, seja imparcial. Conduza a investigação de forma imparcial. Não presuma culpa. Não deixe que preconceitos pessoais influenciem a investigação. Investigue todos os fatos, não apenas os que apoiam sua teoria. Ouça todas as perspectivas.
Quinto, documente tudo. Documente como a investigação foi conduzida. Documente quem foi entrevistado. Documente o que foi dito. Documente que evidências foram coletadas. Documente como as evidências foram coletadas. Essa documentação é crítica se houver uma disputa posterior sobre como a investigação foi conduzida.
Sexto, respeite a privacidade. Se você precisa acessar o computador de um funcionário, ou seu telefone, ou sua mesa, faça isso de forma respeitosa. Explique por quê. Se possível, peça permissão. Se não puder pedir permissão, tenha justificativa legal. Não vá além do necessário. Se você está procurando por evidência de fraude, não revise informações pessoais que não têm relação com a fraude.
Sétimo, permita que o funcionário se defenda. Quando você tiver evidência de que um funcionário pode ter violado políticas, permita que o funcionário saiba. Permita que ele apresente sua versão dos fatos. Permita que ele questione as evidências. Permita que ele tenha representação legal se desejar. Não conduza uma investigação secreta e depois confronte o funcionário com as descobertas sem aviso.
Oitavo, proteja a confidencialidade. Mantenha a investigação confidencial. Não divulgue informações sobre a investigação a funcionários que não precisam saber. Não discuta a investigação publicamente. Não prejudique a reputação do funcionário investigado mais do que necessário.
Nono, tome ação apropriada. Se a investigação descobrir que um funcionário violou políticas, tome ação apropriada. Isso pode ser disciplina, pode ser rescisão, pode ser referência a autoridades. Mas tome ação consistente com suas políticas, e consistente com como você trata outros funcionários em situações similares.
Décimo, mantenha registros. Mantenha registros de toda a investigação. Mantenha registros de entrevistas, de evidências, de ações tomadas. Esses registros podem ser críticos se houver uma disputa posterior, ou se houver uma investigação criminal.
Mas há uma coisa importante que você precisa entender: investigações internas são complicadas. Há muitos direitos em conflito. Há muitos riscos legais. Se você não tem certeza sobre como conduzir uma investigação, consulte com um advogado. Porque uma investigação mal conduzida pode prejudicar sua empresa muito mais do que a conduta que você está investigando.